Agendar reuniões rápidas com pessoas de fora de sua empresa com FindTime App

BNNMicrosoft FindTime App

Em cenários de agendamentos de reuniões é comum termos a necessidade de sabermos a disponibilidade de agenda de todos que farão parte do invite.

Isso pode gerar horas de trocas de e-mails com propostas de horários e confirmações de disponibilidade repletos de recusas, aceites temporários, recusas com propostas e cancelamentos/remarcações. Especialmente quando você não tem acesso para visualizar o calendário de todos.

É aí que o FindTime App, um suplemento do Outlook/OWA, entra em ação para ajudar você a coordenar agendas e encontrar horários de reuniões com pessoas de fora da empresa. Se você tiver uma assinatura do Office 365 você pode instalar o add-in e enviar um invite de FindTime , contudo só precisará de um endereço de e-mail para recebê-los.

Microsoft FindTime - Inatall

O destinatário recebe um e-mail com o convite para a reunião, que os leva para a página de votação do FindTime, onde há a possibilidade de se escolher as melhores opções de datas e horários propostos pelo organizador. Dá para atribuir uma preferência por vezes, escolher sim/não ou ainda enviar novas propostas de horários alternativos e datas.

É especialmente útil para alcançar pessoas cujos calendários não são acessíveis, tirar proveito do Microsoft Outlook e também uma boa maneira de eliminar várias propostas de datas/horários alternadas entupindo as caixas de entrada de e-mail.

Para implantar o Microsoft FindTime acesse https://findtime.microsoft.com e siga os seguintes passos:

1.   Instale o App em seu Office 365 (necessário ter subscrição de algum plano do Exchange Online):

 

Install

 

2.   Aguarde a instalação e autentique-se com suas credenciais de Office 365 quando for solicitado:

Microsoft FindTime - Inatalling...

Inatalling...

 

3.   Reinicie seu Outlook (2013/2016) ou seu OWA e clique em “Link Now”:

Microsoft FindTime - Inatalled

Inatalled

Demomstração da disposição da App no Ourlook 2013

Demomstração da disposição da App no Ourlook 2016

Demomstração da disposição da App no OWA

Iniciando a App no Outlook 2016

Procurando contas...

 

4.   Aguarde a App abrir em uma coluna direita lateral de forma embutida ao Outlook e comece inserindo seus destinatários no campo Para, Cc e Cco:

Configurando intervalo de tempo

 

5.   Após inserir os destinatários a ferramenta checa a disponibilidade de agenda dos usuários (se usuários internos):

Inserindo destinatários

 

6.   Uma relação de datas e horários é exibida para que escolha todas as opções que farão parte da pesquisa de escolha (intervalo configurável em Meeting duration):

Validação das disponibilidade de agendas

 

7. Note que a ferramenta checa a disponibilidade de agenda de usuário internos envolvidos na pesquisa assim como Assistente de Agendamentos nativo do Outlook faz hoje:

Validação das disponibilidade de agendas - Zoom

 

8.  Neste meu exemplo escolhi três opções de datas para que a Sandra e a Andreia votassem:

  • 04/12/2013 das 08h00 às 08h15
  • 04/12/2015 das 11h00 às 11h15
  • 04/12/2015 das 11h15 às 11h30

Definição de opções de datas/horasda votação

 

9.   Clicando em Next você gera no corpo do e-mail o resumo da pesquisa de votação e clicando em Insert to email você finaliza a criação e e fica pronto para enviar o e-mail:

Resumo da pesquisa de votação

Criando invite

Finalizando criação de invite e disparando-o

 

Agora já é possível visualizar todas as pesquisas de votações na sua Dashboard do FindTime:

Dashboards do Microsoft FindTime App

Meeting do Microsoft FindTime App

 

Entrando na pesquisa de votação você pode, como destinatário, informar com No horários que não possíveis de você participar, com Yes horários possível e com Prefer qual é a opção que prefere:

Votação do Microsoft FindTime App

Detalhes de votação do Microsoft FindTime App

 

Veja a Sandra recebendo as notificações do FindTime e tratando-as:

Notificação por email do Microsoft FindTime App

Detalhes de notificação por email do Microsoft FindTime App

Informando identidade

 

Neste ponto você informa quem você é da relação de pessoas participantes da pesquisa de votação (por esse motivo, é possível incluir usuários fora da organização):

Informando identidade - Zoom

Submetendo pesquisa

Submetendo pesquisa - finalizando

 

Finalizada a pesquisa você é notificado do sucesso da coleta de voto e o organizador da votação recebe todos os resultados de totos

Votação enviada

 

Resultado por email

Resultado por email - detalhes

 

O mais bacana e interessante que eu achei é que a própria ferramenta calcula qual a opção mais votada e agenda automaticamente no calendário do Outlook/Exchange sem precisar da intervenção do organizador ou dos participantes:

Invite automatico

Resultado do agendamento automatico no Outlook/Exchange

Resultado do agendamento automatico no Outlook/Exchange - Zoom

 

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Sobre Mauricio Cassemiro - MVP

MVP – Microsoft Most Valuable Professional, MPN - Microsoft Partner Network, MOS - Microsoft Office Specialist, IT Pro, Instrutor de informática formando profissionais para atuar na plataforma Windows e Office, Consultor de TI, Owner do Learning 365, Especialista/Entusiasta em Microsoft Office, entusiasta na Plataforma de Produtividade e Colaboração e em Microsoft Online Services.

Publicado em 4 de dezembro de 2015, em Exchange 2013, Exchange Online, Outlook 2013, Outlook 2016, Tecnologias Microsoft e marcado como , , , . Adicione o link aos favoritos. Deixe um comentário.

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