Assinatura digital segura no Office 365 com DocuSign–Parte 1 / Implantação

BNNDSAMS

A Microsoft e a DocuSign fecharam parceria estratégica de longo prazo para tornar sua solução conjunta um conjunto de soluções lídere do setor de assinaturas eletrônicas com os aplicativos da DocuSign amplamente disponíveis a partir de dentro de aplicativos de assinaturas eletrônicas do Microsoft Office 365.

Esta novidade vai oferecer aos clientes de Office 365 a capacidade de assinar documentos, digitalmente, sem sair dos aplicativos da Microsoft, possibilitando realizar seus negócios com a mesma eficiência aliada à mais uma camada de segurança.

As novas soluções da DocuSign, construídas sobre a plataforma Office 365, incluirão a integração dentro do Outlook, Word, SharePoint Online e SharePoint Server 2013. Os clientes podem esperar o seguinte:

  • Fácil administração e uso: O Office 365 e os administradores de SharePoint serão capazes de adicionar Apps da DocuSign para todos os usuários diretamente de seus consoles de administração.
  • Single Sign-On: A DocuSign adotou o Active Directory do Microsoft Azure para fornecer recursos de logon único com credenciais do Office 365, fornecendo um caminho sem costuras para gerenciar contas.
  • Armazenamento seguro: Os documentos assinados digitalmente pela DocuSign são armazenados automaticamente no Microsoft OneDrive for Business proporcionando controle total sobre estes documentos.
  • Disponibilidade das Apps na Office Store: Os usuários podem baixar o App DocuSign para Microsoft Word 2013 da Office Store.
  • Continuidade da inovação: DocuSign e Microsoft continuarão a colaborar para trazer inovações para os clientes na plataforma do Office 365.

paperlessOs clientes estão procurando a tecnologia para substituir processos manuais e baseados em papel para obter as assinaturas de documentos importantes, esse é um dos processos. Com a tecnologia da DocuSign, perfeitamente integrada com o Office 365, clientes podem libertar o ciclo de impressão, fax, digitalizar e enviar documentos, seguidos de rechaveamento de dados devido a ilegibilidade, informações incompletas e falta de assinaturas. Em vez disso, os clientes podem gerenciar assinaturas sem a necessidade de deixar seu trabalho mais usado com Office apps onde eles se comunicam, colaboram e criam. Isto, finalmente, ajuda a ser mais produtivo, reduzir custos e obter mais negócios rapidamente.

Veja este vídeo onde a DocuSign fala sobre a parceria:

Já no vídeo abaixo, a Microsoft reforça a informação de que o Microsoft Azure Active Directory é usado pela DocuSign para administração de contas e integração de serviços vis SSO:

 

Não posso deixar de ponderar sobre o meu ponto de vista em relação à esta grande novidade e ficar muito empolgado com a liberação desta nova atualização pois sou usuário assíduo de sistemas de proteção de documentos, criptografia e assinatura com certificado digital para validação de propriedade dos documentos que eu gero.

Em meus Outlook’s, utilizo um certificado digital para assinatura e criptografia de e-mails:

E-mail assinado digitalmente

 

Desta forma, os clientes/destinatários que recebem meus e-mails assinados digitalmente com certificado, conseguem visualizar a propriedade da minha mensagem pois o certificado é validado por órgão certificador como a Verisign ou Certisign:

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Em meus documentos PDF, também assino com outro certificado digital para confirmar a autenticidade de meus documentos e de minha assinatura:

Documento Assinado Digitalmente

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Documento Assinado Digitalmente - Validado

Zoom - Documento Assinado Digitalmente - Validado

 

Ao clicar na minha assinatura ou tentar visualizar sua autenticidade no painel do leitor de PDF, o cliente constata a validade e autenticidade não só da minha mensagem de e-mail mas também dos documento que eu anexei nele:

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Por ter essa necessidade de segurança avançada, encontrei nesta solução de assinatura digital da DocuSign o cenário perfeito para muitas demandas, uma vez que neste caso não é necessária instalação de certificado na máquina ou uso de tokens removíveis pois a assinatura é feita online.

 

DocuSign no SharePoint

 

DocuSign para SharePoint Online e SharePoint Server 2013 permite que organizações, de qualquer tamanho, enviem e rastreiem documentos importantes de forma segura a partir de qualquer biblioteca de documentos a qualquer momento, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.

A primeira coisa que eu notei ao ver que os serviços da DocuSign haviam sido liberados em meu tenant foi que surgiu uma guia adicional na minha Ribbon (Faixa de Opções) do SharePoint e que o menu de contexto da ferramenta Gerenciar ganhou itens específicos para tratar assinatura digital nos documentos. Veja:

Integração DocuSign

 

Veja com zoom:

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Assine documentos e envie-os para assinaturas de terceiros facilmente

Com estas duas formas de acesso via SharePoint, você consegue obter uma assinatura DocuSign para Office 365, vincular as assinaturas, assinar documentos e verificar o status de solicitações de assinaturas que possa querer enviar para seu cliente (um exemplo clássico é a necessidade de seu cliente assinar um contrato ou uma proposta).

Ao solicitar para obter uma assinatura da DocuSign, você é direcionado à tela de autenticação que utiliza o Azure Active Directory e o Single Sign-On da Microsoft, apresentando a opção de se logar com a federação do SSO com sua conta de Office 365 ou com uma conta DocuSign existente:

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Utilizando a federação com a conta de Office 365, o serviço informa que algumas permissões são exigidas para que a integração entre os dois ambientes comece a funcionar:

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Aceitas as condições, você é direcionado para a tela de autenticação da DocuSign e é só finalizar a integração clicando em Link Accounts:

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Uma mensagem confirmando o sucesso da integração dos ambientes é exibida:

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DocuSign no Outlook e OWA

 

O processo de implantação para Outlook e OWA consiste na instalação da App para Outlook que deve ser feira na Office Store e instalado para a organização no Exchange Online. Acompanhe:

1.   Clique em Adicionar aplicação:

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2.   Confirme a instalação clicando em Sim:

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3.   No cliente Outlook, acessar na Faixa de Opções a guia Arquivo e, dentro da seção Informações, escolher a opção Gerenciar Aplicativos:

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4.   Habilite a App em seu Exchange Online para tornar disponível aos usuários com Outlook e OWA:

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DocuSign no Word

 

Uma terceira e, não menos eficiente, forma de assinar digitalmente documentos dentro do Office 365 é diretamente no Microsoft Word 2013. O processo é semelhando ao do Outlook/OWA. Acompanhe:

1.   Procure pela App DocuSign na ferramenta Loja indo até a guia Inserir e no Grupo de Opções Aplicativos:

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2.   Procure pelo App e adicione/instale em seu Word:

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3.   Autentique-se com sua conta de Office 365 e já terá implantado com sucesso todas as opções dos serviços profissionais de assinatura digital da DocuSign para SharePoint, Outlook/OWA e Word:

DocuSign no Word 2013

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DocuSign instalado no Word 2013

Desta forma, você prepara seu ambiente de integração em um escopo completo e fica pronto para usar 100% das capacidades de integração entre os ambientes.

No próximo artigo, abordarei toda a parte de usabilidade testes da solução. Até lá! Smiley piscando

Sobre Mauricio Cassemiro - MVP

MVP – Microsoft Most Valuable Professional, MPN - Microsoft Partner Network, MOS - Microsoft Office Specialist, IT Pro, Instrutor de informática formando profissionais para atuar na plataforma Windows e Office, Consultor de TI, Owner do Learning 365, Especialista/Entusiasta em Microsoft Office, entusiasta na Plataforma de Produtividade e Colaboração e em Microsoft Online Services.

Publicado em 10 de dezembro de 2014, em DocuSign, Exchange 2013, Exchange Online, Exchange Server, Outlook, Outlook 2013, OWA, SharePoint, SharePoint 2013, SharePoint Online, SharePoint Server 2013, Word 2013 e marcado como , , , , . Adicione o link aos favoritos. 2 Comentários.

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